umbrella
07/09/2020
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Cada vez más nos encontramos que nuestros clientes nos piden consejo para adquirir sus programas de gestión empresarial, especialmente aquellos que han intentado hacerlo por ellos mismos. La mala elección de una solución a veces asoma cuando ya es demasiado tarde. La correcta elección de el software con el que vamos a gestionar nuestro negocio es el punto más crítico en todo el proceso de adquisición o cambio de ERP.
Son jornadas de consultoría que realiza un consultor especializado donde analiza los circuitos de compras, ventas, producción si la hubiera, sus pasos y procedimientos en profundidad y los documenta. Estas consultorías se realizan parcialmente en las instalaciones del cliente y parcialmente en nuestras oficinas donde documentamos toda la información recabada.
El objetivo de esta consultoría, pese a que muchos empresarios crean lo contrario, es un ahorro significativo en los costes humanos dentro de las empresas en la elección de un aplicativo. Disponer de una documentación a entregar a los distintos fabricantes de software donde explicamos la casuística, el funcionamiento y los procesos críticos de la empresa tiene un impacto muy positivo en las demostraciones y presupuestos que los fabricantes nos van a enviar ya que al tener que ceñirse al RFP enviado por la empresa no pueden omitir ningún punto allí documentado.
Supongamos que queremos cambiar de ERP y para realizar ese cambio llamamos a cuatro fabricantes. Al mismo tiempo, implicamos a los responsables de los departamentos clave en nuestra empresa que podrían ser cuatro: compras, ventas, contabilidad y producción. Cuatro fabricantes quieren decir que vamos a tener: cuatro primeras visitas, cuatro demostraciones de producto, cuatro presupuestos que no se van a parecer en nada entre ellos, decenas de llamadas entre la demostración y la presentación de la oferta para resolver dudas, correos electrónicos. Luego, cuatro presentaciones de ofertas y mucha presión y llamadas para el cierre de la operación.
Todo este proceso descrito arriba, cuantificando las horas aproximadas supone un total de un mínimo de cuarenta (40) horas, si no más, dedicadas a intentar elegir el programa que más encaje, o guste, o sea más moderno o… Y es que no existirá un criterio único y después de la tercera demo nadie recordará la primera y la mayoría de veces, al final del proceso, estaremos como al principio.
Hay que tener en cuenta que estas cuarenta horas el personal dejará de realizar sus labores para poder atender el proyecto de cambio de sistema de gestión.
Si externalizamos este proceso, aunque sea un coste inicial, nos garantiza el éxito de la elección al mismo tiempo que reduce muchísimo los tiempos de implementación por parte del fabricante porque, aunque sea a grandes rasgos, el implementador conocerá de principio a qué se enfrenta. También será capaz de dimensionar la partida de servicios de forma más acertada. Sumando todos estos factores, el resultado es un proyecto con los costes mucho más controlados.
Ahora imaginemos que contratamos 40 horas de un consultor especialista en ERP para realizar un RFP.
Este consultor hará una primera reunión de briefing con todo el equipo y luego pasará y estará una o dos horas con los responsables de cada departamento. Tomará notas y pedirá información sobre procedimientos habituales, críticos y excepciones y los documentará.
Una vez realizada la documentación, la enviará a cada uno de los responsables para que revise su parte y de su consentimiento. Con el consentimiento de que el RFP está bien, este consultor irá al mercado a buscar como mínimo tres soluciones que cumplan con las especificaciones y les enviará el documento para que preparen demostración.
Los tres fabricantes harán la demostración de producto partiendo de la misma información y su interlocutor siempre será el consultor, no el cliente.
Hemos visto las tres demos y es hora de dejar a uno en el camino. De los tres elegiremos el que menos nos encaje y lo descartaremos.
A los otros dos les invitaremos a que nos envíen su mejor oferta y les invitaremos a que nos den referencias para poder contrastar su eficiencia y experiencia. Las visitas a las referencias las hace el consultor con el cliente, nunca con el fabricante.
Otro punto importante son las soluciones mixtas. Podría ser que el ERP que más encaje a las necesidades del cliente sea “A” pero “A” no dispone de un módulo “CRM” que esté a la altura de lo que mi negocio necesita. Si utilizamos la figura de un consultor entre el fabricante y la empresa, lo más seguro es que este consultor nos recomiende que si nos decidimos por “A” deberá ser con el CRM de “X” e integrarlo. Este tipo de soluciones no las suelen ofrecer los fabricantes y suelen omitir sus puntos débiles par poder cerrar la operación lo antes posible.
El cliente ahora tiene todas las herramientas para poder decidir cuál de los dos finalistas realizará el proyecto.
En resumen, se trata de hacer un ejercicio de mirar hacia adentro, analizar los procesos y procedimientos de la empresa y documentarlos. Hacemos que todas las demostraciones de producto y ofertas sean homogéneas. Contrastamos la experiencia del ofertante visitando o llamando a sus clientes y decidimos teniendo toda la información posible en nuestras manos.
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